Het digitaliseringsproject op de Centrale Personeelsadministratie (CPA) van het ministerie van Binnenlandse Zaken (Biza) verloopt erg vlot. Vanaf de start van dit project op 16 mei dit jaar, zijn reeds 32.113 kaarten ingevoerd. Er moeten nog 16.481 kaarten worden verwerkt.
Diensthoofd Ryan Toekoen verwacht dat over maximaal tien maanden het project kan zijn afgerond, mits zich geen problemen voordoen. Sedert Biza-minister Mike Noersalim eerder dit jaar een bezoek bracht aan de afdeling om de voortgang van het project te aanschouwen, is het tempo behoorlijk opgevoerd. De digitalisering van de personeelskaarten is één van de activiteiten die hoge prioriteit geniet bij de minister.
Toekoen zegt dat met de digitalisering ook veel onduidelijkheden worden weggewerkt. Hij geeft aan dat het aantal persoonskaarten van een ministerie wordt vergeleken met de gegevens van de het Centraal Bureau Mechanische Administratie (Cebuma). “Als bijvoorbeeld het ministerie van ATM 300 personeelskaarten bij ons heeft, zou bij Cebuma ook 300 personen in het systeem moeten zijn. Als er een verschil is, dan moeten wij dat traceren en opheffen.” Maar ook dat loopt volgens het diensthoofd vrij goed.
Tijdens zijn bezoek aan de afdeling had minister Noersalim aangegeven dat het niet altijd aan het CPA ligt dat stukken lange tijd onverwerkt blijven. Soms ontbreken bepaalde documenten in het dossier van een ambtenaar, waardoor diens dossier niet kan worden bijgewerkt. Dit wordt door Toekoen onderkend. De digitalisering brengt deze onvolkomenheden ook grotendeels aan het licht.
Tot op dit moment gebeurt de afhandeling van persoonsgegevens nog handmatig en moet de ambtenaar gemiddeld drie weken wachten als hij informatie van dit bureau wil. Wanneer het digitaliseringsproject afgerond is, moet een ambtenaar in principe terstond over de gegevens kunnen beschikken. Toekoen zegt dat de werkdruk voor zijn 52 personeelsleden erg hoog is. Hij verwacht niet dat dit minder zal worden wanneer de digitalisering een feit zal zijn. Maar de afhandeling zal in ieder geval veel sneller zijn. De dienstverlening vanuit Biza naar de ambtenaar als interne klant toe zal hiermee dan ook een grote verbetering kennen.
