Archiefmedewerkers getraind op digitaal archiefbeheer

604

Medewerkers van het Nationaal Archief en erfgoedinstellingen in Suriname zijn deze week een training begonnen op het gebied van behoud en beschikbaarstelling van het digitaal documentair erfgoed. De training, georganiseerd door het Nationaal Archief Suriname (NAS) in samenwerking met de UNESCO,heet ‘Preservation and Access of Documentary Heritage in a digital age’ en duurt tot en met april 2017.
Minister Mike Noersalim van Binnenlandse Zaken opende op maandag 20 februari officieel de training. Hij is van mening dat het uitermate belangrijk is om aandacht te besteden aan de ontwikkelingen op het gebied van digitale archivering en archiefbeheer, zeker als ministerie dat verantwoordelijk is voor de overheidsadministratie. Volgens de bewindsman zou het ideaal zijn als alle overheidsorganen gebruik maken van een software programma voor het digitaliseren van hun administratie en een centraal e-depot voor het beheer van ons archiefbescheiden.

“Bij mijn aantreden zijn we begonnen met een totale transformatie binnen het ministerie en hierbij hebben wij procesbeheersing, digitalisering en automatisering hoog op onze agenda geplaatst. Daarom is het heel belangrijk dat wij zien dat ook vanuit het NAS de initiatieven komen”, complimenteerde minister Noersalim directeur Tjien Fooh van het NASmet het feit dat zij en haar organisatie steeds kijken naar alternatieve beschikbare financieringsbronnen en niet zitten te wachten op de begroting. Ook maakte de bewindsman gebruik van de gelegenheid om de Secretaris-Generaal van de Nationale UNESCO Commissie Suriname (NUCS) dank te zeggen voor het vertrouwen gesteld in het Nationaal Archief en de overige documentaire erfgoedinstellingen. Het projectvoorstel dat via de NUCS bij de UNESCO is ingediend voor de organisatie van de workshop is immers goedgekeurd.

Verder gaf de bewindsman aan dat het ministerie alle ondersteuning zal verlenen aan het streven van het NAS om haar medewerkers voortdurend de nodige trainingen aan te bieden. Hij benadrukte het belang van standaardisering en continuering binnen het archiefwezen. “Immers, wat ik heb mogen waarnemen sedert mijn aantreden als minister van Binnenlandse Zaken, is dat het NAS continue werkt aan de professionalisering van haar archiefkader, teneinde haar taken op deskundige wijze uit te kunnen oefenen.”

“Jarenlang zijn onze werkprocessen afgestemd op archiefbescheiden die vastgelegd zijn op papieren dragers. Thans worden wij geconfronteerd met digitaal archiefbescheiden. Onze werkprocessen zijn nog niet voldoende afgestemd op het werken in een digitale omgeving”, laat Rita Tjien-Fooh-Hardjomohamad, directeur van het NAS, optekenen. Zij stelt dat het NAS zowel het ministerie als de gehele overheid kan bijstaan met de nodige adviezen als het om werkprocessen gaat van de overheid in een digitale omgeving. “Want op een gegeven moment moet na 10 jaar het archiefbescheiden worden overgedragen aan het NAS, dus het zou goed zijn als aan het begin van het transformatieproces het werken in een digitale omgeving wordt meegenomen, welk in dit stadium precies past in het transformatieproces van het ministerie van Binnenlandse Zaken”, aldus de NAS-directeur.